Hoe weet je dat documenten echt zijn en hoe weet je dat handtekeningen echt zijn?
Deze week verscheen er een jongeman op mijn kantoor met zijn diploma van de universiteit waar hij gestudeerd had, ook had hij zijn cijferlijst bij zich.
Hij had een baan gevonden in het buitenland maar de nieuwe werkgever wilde wel graag het diploma zien en de cijferlijst alvorens de arbeidsovereenkomst definitief te maken.
Nu is het zo dat een universiteit maar één keer de zogenaamde bul afgeeft. Raak je die kwijt, je krijgt nooit meer zo’n zelfde document. Dat bracht de jongeman aan de balie natuurlijk in een moeilijk parket. Stel hij stuurt de originele bul per post op naar zijn nieuwe werkgever en die gaat verloren…..
De jongeman aan de balie was op de hoogte van deze gang van zaken en hij wilde van mij weten of er een mogelijkheid was om aan zijn toekomstige werkgever de bul te tonen zonder de kans op verlies.
Ik kon bevestigen dat er een mogelijkheid was, dat noemen we een vergeleken afschrift. De cliënt komt dan met het originele stuk naar de notaris en die maakt van dat originele stuk een kopie. Dan wordt vervolgens op die kopie een verklaring gesteld dat deze kopie een kopie is van een aan de notaris getoond origineel stuk. Bij de verklaring wordt nog geplaatst een handtekening van de notaris en het ambtsstempel van de notaris.
De wederpartij weet nu dat er een origineel is en dat dat gecontroleerd is door de notaris en de jongeman hoeft niet te vrezen voor het verlies van bul en cijferlijst.
Hoe weet de buitenlandse werkgever nu dat de handtekening en de stempel van de notaris echt zijn? Daarvoor kennen we de zogenaamde apostille. Dat is een verklaring van de rechtbank dat de handtekening op dat stuk de handtekening is van de genoemde notaris. Op die manier weten ze in het buitenland dus ook dat dit inderdaad de handtekening is van de notaris.
Wilt u meer informatie maak een afspraak voor een vrijblijvend informatief gesprek.
Mr M.G. (Maarten) Rijntjes
Notaris in de gemeente Eersel