Op een notariskantoor worden aktes gemaakt, dat weet iedereen wel. In die aktes worden afspraken die tussen mensen gemaakt zijn vastgelegd. Dit noemen we ook wel een partijakte. Soms gaat het om een akte waarin de notaris bijvoorbeeld verklaart dat iemand is overleden, dat er wel of juist geen testament is, er wel of geen kinderen zijn en wie uiteindelijk de erfgenaam is van de overledene. Dit noemen we ook wel een proces-verbaalakte. Een samenlevingsovereenkomst is een voorbeeld van een partijakte. Een verklaring van erfrecht is een voorbeeld van een proces-verbaalakte. Een akte van levering is ook een partijakte. Naar aanleiding van een tussen partijen gesloten overeenkomst van verkoop en koop maakt de notaris een akte om ervoor te zorgen dat de eigendom van verkoper overgaat op koper.
De notaris zoekt in het kadaster of de verkoper ook daadwerkelijk de eigenaar is, checkt de personalia van alle partijen en controleert of er op de te verkopen woning nog een hypotheek of beslag ligt. De koper leent vaak geld voor zijn aankoop en de geldlener wil natuurlijk graag zekerheid voor het geleende geld dus maakt de notaris een akte van hypotheek op. Op de dag van de ondertekening van de akte moet de koper de koopsom bij de notaris gestort hebben zodat de koopsom “uit zijn macht is”. De bank heeft het geleende geld tijdig overgemaakt en eigen geld moet overgemaakt zijn. De akte wordt door partijen en notaris doorgenomen, getekend en in het kadaster ingeschreven.
U kunt zich dus voorstellen dat op drukke dagen er heel veel geld op de bankrekening van de notaris staat. De bankrekening waarop die gelden staan is ook een bijzondere bankrekening, het is een zogenaamde “derdengeldenrekening”. Dat betekent dat de notaris wel over het geld dat op de rekening staat kan beschikken maar dat dit niet het geld is dat de notaris toekomt uitgezonderd de gelden die betrekking hebben op de beloning van de notaris en de kosten die de notaris maakt bij het opstellen van de akte bijvoorbeeld inzagekosten. Op deze rekening gestalde gelden zijn dus van de cliënten van de notaris, bijvoorbeeld voor de verkoper, banken, makelaars en tussenpersonen. Als na de laatste controle blijkt dat de overschrijving van de eigendom compleet is en er geen beslag gelegd is zal de notaris de gelden overmaken naar de verkoper en bijvoorbeeld naar de bank als er nog een hypotheekschuld moet worden afgelost.
U zult dus wel begrijpen dat deze gelden te allen tijde goed geadministreerd moeten worden en dat daar alleen over mag worden beschikt ten behoeve van de cliënten. Bij voorkeur door middel van het zogenaamde “vier ogen principe”, dat wil zeggen dat een persoon de betalingen klaarzet en de notaris die goedkeurt nadat hij heeft gecontroleerd of de juiste bedragen naar de juiste partijen worden overgeboekt. De notaris is altijd degene die de gelden kan verzenden. En als er dan een bericht in de krant staat dat er veel geld is verdwenen van een derdengeldenrekening dan breekt mijn klomp.
Mr M.G. (Maarten) Rijntjes, notaris in de gemeente Eersel